Wie erstelle ich ein originelles Konzept und ein spannendes Programm?

Sand-Art Kreativagentur Geschäftsführerin teilt ihre Erfahrungen.

Svetlana Köse

Geschäftsführerin der Sand-Art Kreativagentur

Also, ist es Ihre Aufgabe, eine Firmenveranstaltung zu organisieren?
Wie Sie wissen, muss jede Vorbereitung mit der Planung beginnen. Sehen wir uns alle Punkte nacheinander an und heben Akzente in separaten Punkten hervor, die bei der Organisation einer Firmenveranstaltung beachtet werden sollten.

Veranstaltungsbudget

Kleine Budgets gibt es nicht, wenn gute Ideen nicht fehlen. Ein hervorragendes Firmenevent zeichnet sich nicht durch beeindruckende Finanzen aus, sondern durch erfolgreiche Konzepte und kompetente Planung.

Wenn nicht genug Geld für alle Wünsche vorhanden ist – versuchen Sie nicht, die Unermesslichkeit zu erfassen, sondern lassen Sie weniger wichtige Punkte gezielt weg und streben Sie nach der Formel “nicht Quantität, sondern Qualität”. Wie die Praxis zeigt, erweist sich diese Strategie letztendlich als weitaus vorteilhafter als der Wunsch, „von allem ein wenig einzubeziehen“.

Konzept erstellen ist eine Kunst

Versuchen Sie nicht die schlüsselfertige Lösung zu googeln!
Schauen Sie sich die neuesten Ereignisse in der Branche an – ja, fragen Sie nach Trends – natürlich, aber all dies sollte bei der Organisation als Hilfestellung dienen und nicht als Leitfaden für die direkte Nachahmung – Ihr Unternehmen und Ihr Team sind individuell!

Glauben Sie mir, Universalrezepte gibt es einfach nicht. Die beste Lösung: Machen Sie eine klare Liste der Aufgaben, identifizieren Sie die Erwartungen an die Veranstaltung, sehen Sie sich Trends im Bereich der Veranstaltungsorganisation an (Sandmalerei – Trend 2020) und erstellen Sie ein vollständiges Protokoll. Planen Sie eine Veranstaltung unter Berücksichtigung der Besonderheiten Ihres Unternehmens.
Beantworten Sie die Frage „Was kann meine Kollegen und Mitarbeiter überraschen?“ und tun Sie es einfach! Erfolg garantiert.

Aber was ist mit der Location?

Die Wichtigkeit der Auswahl einer Veranstaltungslocation ist schwer zu überschätzen. Beeilen Sie sich also nicht, bei den Standard-Optionen und Angeboten anzuhalten.
Neue, interessante und originelle Locations erscheinen allmählich mit einer beneidenswerten Geschwindigkeit. Wenn diese also nicht in das Format Ihrer Veranstaltung passen, warum probieren Sie nicht etwas Neues und Ungewöhnliches?

Zum Beispiel ein Kino, Theater oder sogar ein Museum, ein Restaurant mit Bühne oder eine Dachterrasse mit Stadtblick. Möglicherweise gibt es viele Optionen zur Auswahl!
Das Wichtigste ist, dass Sie rechtzeitig einen erfolgreichen Standort buchen, damit Sie sich nicht mit dem zufrieden geben müssen, was noch übrig ist.

Eventszenario

Da die meisten Firmenfeiern in der Regel einen offiziellen und unterhaltsamen Teil haben, ist es wichtig, diese harmonisch zu kombinieren.
Planen Sie die Veranstaltung so, dass die einzelnen Teile ganzheitlich und ausgewogen miteinander harmonieren: Wechseln Sie geplante Vorträge des Top-Managements und das Unterhaltungsprogramm in den Aktivitätszonen ab.

Überraschen Sie Ihre Gäste und lassen Sie diese das Programm bewundern. Nehmen Sie den Trend des kommenden Jahres 2020 in die Veranstaltung auf – Sandanimation. Zeigen Sie die Geschichte der Kampagne in Form einer erstaunlichen Sandshow, lassen Sie alle im Stehen applaudieren!
Der Moderator ging ans Handy und DJ sucht nur nach passenden Songs und benötigt dafür Zeit? Berücksichtigen Sie auch den sogenannten „Plan B“ für den Fall eines unerwarteten Problems oder ungeplanten „Lücken“. Lassen Sie das Programm als eine Art faszinierender Wettbewerb oder Spiel vorbereiten; dies hilft Ihnen, die Gäste zu unterhalten. Schließen Sie es nicht fest in das Timing ein, sondern lassen Sie es frei einsetzbar und universell sein.

Moderation und Unterhaltungsprogramm

Für eine besondere Stimmung ist es auf jeden Fall sinnvoll, einen Moderator zu arrangieren. Denken Sie daran, dass diese Person Ihre Veranstaltung durch und durch führt und begleitet. Daher ist es sehr wichtig, dass der Stil und die Art und Weise seiner Aufführungen mit dem Unternehmenskonzept übereinstimmt und der Mentalität des gesamten Unternehmens entspricht. Machen Sie daher rechtzeitig vor der Veranstaltung einen Termin für die persönliche Moderation- Besprechung.

Der Inhalt des Showprogramms hängt direkt vom Umfang und Format der Veranstaltung, den Vorlieben der Veranstalter und dem Budget ab. Es könnten Programmpunkte sein, die von Mitarbeitern des Unternehmens aufgeführt werden, und es können auch Künstler und Showmaker beauftragt werden.
Sandkünstler bleiben in der Regel in der Preisspanne eines Künstlers, schaffen aber eine erstaunliche Show – die einer ganzen Künstlertruppe würdig ist.

Festessen/Dinner

Wenn die Firmenfeier in einem Restaurant stattfindet, müssen die Speisen bei der Auswahl des Veranstaltungslokals besprochen werden. So können Sie die durchschnittliche Rechnung pro Person besprechen, die Speisekarte planen und eine Verkostung durchführen, um sich endgültig von der Qualität der Gerichte und der richtigen Auswahl des Restaurants zu überzeugen.

Wenn das Veranstaltungslokal kein Bankett bietet, müssen Sie ein Catering organisieren. Wie im Falle von Restaurants ist es ratsam, einige Optionen zu prüfen, damit Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis wählen können.

Fotozone

In Zeiten von Selfies und sozialen Netzwerken sollten Sie nicht auf die Fotozone verzichten. Alternativ können Sie eine spektakuläre Selfie-Zone organisieren, ein Hash-Tag für das Ereignis definieren und so Ihren Gästen nicht nur großartige Fotos, sondern auch ein gemeinsames, unvergessliches Album zu einem bedeutenden Ereignis überreichen.
Die Fotozone muss im gleichen Farbschema mit dem restlichen Dekor harmonieren.

Mitwirkende Aspekte

Bei der Vorbereitung einer Firmenfeier müssen Sie sich höchstwahrscheinlich mit der Erstellung von Handouts aller Art befassen: Einladungen, Tische/ Platzkarten, Lotterielose, Souvenirs usw. Ihre Aufgabe ist es sicherzustellen, dass alle diese Elemente nicht bunt zusammengestellt sind, sondern das allgemeine Konzept der Veranstaltung unterstützen.

Zusammenfassung

Wie Sie sehen, ist es nicht einfach, eine gute Firmenveranstaltung zu organisieren, aber die Aufgabe ist immer noch machbar. Versuchen Sie, jede Phase richtig zu planen und sich fest an den Plan zu halten.

Wenn Ihre Kollegen und Mitarbeiter viel Spaß und Freude bei der Veranstaltung hatten, bleiben die tollen Eindrücke ganz lange in Erinnerung!
Viel Glück und neue Erfolge!